一般事務はきつい?大変なことを内向型HSPさんに聞いてみた

こんにちは、ばちといいます。

一般事務に転職したいけど、きついのかな?
経験者にどんなところが大変だったのか聞きたい!
自分は一般事務として働けるかな…?

今回はこういったお悩みを解決すべく、一般事務として働く内向型HSPさんにお話を伺ってきました!

ズバリ、一般事務は内向型に向いていない業務は多いものの、向いている業務もあるお仕事
細かい作業が苦にならない人にとっては、向いている仕事と言えるでしょう。

この記事では内向型に向いていない業務、向いている業務を経験者さんに伺ったうえで、一般事務に転職するための準備について解説します。
あなたは一般事務として働けそうか、考えながら読んでみてくださいね。

ばち

記事の後半では、職場を選ぶ際に重要なこともお話しているので、3分ほどお付き合いください!

今回お話を伺った方
浅木さん
浅木つむぎさん
  • 一般事務として働く内向型HSPさん
  • 約6年間、BPO企業の2社で一般事務を経験
  • 副業WebライターとしてTwitternoteにて発信中
目次

一般事務はきつい?内向型HSPさんに聞いてみた!

ミーティング
ばち

ではまず、浅木さんのご経歴についてお伺いします。
浅木さんは一般事務として、どういった会社で働いて来られましたか?

浅木さん

私はこれまで、一般事務として2社で勤務してきました。
2社ともBPO企業で、それぞれコンタクトレンズ会社、自動車関連会社がクライアント様の会社でしたね。

ばち

ありがとうございます!
(BPO企業は、他企業の業務の一部を請け負う会社のことらしい。いわゆるアウトソーシングってやつだな…φ(..)メモメモ)

僕も事務の経験がありますが、浅木さんは内向型に向いているお仕事だと思いますか?

浅木さん

うーん、一般事務は業務内容が多岐に渡るので、どちらとも言えないですね…。
向いている業務もあれば、向いていない業務もあると思いますね!

仕事内容が多岐にわたるため、内向型に向いている業務、向いていない業務がどちらもあるという一般事務。
一般事務として働いていくには、内向型にとってきつい業務を把握し、あなたが耐えられそうか考えることが大切です。

そこでまずは、一般事務の大変な業務を浅木さんに伺いました。

電話対応が辛い

ばち

ではまず向いていない業務について伺います。
浅木さんは、どんなところが大変だと感じますか?

浅木さん

やはり、電話対応は本当に大変ですね…。
内容は、お客様からの問い合わせや営業担当とのやり取りなどがほとんどです。

ばち

電話は本当にきついですよね…。
僕も医療事務として働いていたのですごく分かります。
浅木さんは、1日にどれくらい電話対応をされていますか?

浅木さん

現職だと電話を受ける時間がスケジュールに組まれていて、1日あたり2〜3時間ほど電話対応にあたっていますね。
その時間はプレッシャーの中働いているので、電話の音が鳴るたびにビクッとしてしまいます…。

ばち

いつ電話が鳴るか分からない状況って恐怖ですよね…。

浅木さん

そうなんです…。
声だけのやりとりなので、声色などで相手の機嫌の変化を感じると気疲れしてしまうこともあります。

たとえばデータ入力中に電話が鳴った場合、せっかくの集中力が途切れてしまいますよね。
集中力は、僕ら内向型に与えられた強みですから、これが活かせないとなるとデメリットと言わざるを得ません。

別の記事でそもそも電話の苦手意識なんて克服する必要ないよ。というか無理だよというお話をしていますので、電話が苦手な方はあわせてご覧ください。

相手の気持ちを考えすぎてしまう

浅木さん

クライアント様や同僚にメールを送ることも多いのですが、メール対応も苦手な業務の一つです。

ばち

メールもですか!?
個人的には自分のペースでできるので、向いているのかなと思っていましたが…。

浅木さん

はい、メール対応自体というよりも、受け手のことを考えすぎてしまうんです。
「冷たい印象になっていないか?」「正しく相手に伝わるか?」などを気にして文章が長くなってしまったり、メール作成に時間がかかりすぎたりしてしまいます。

ばち

なるほど!
僕らは他人の気持ちを察知する「共感力」を持つので、相手の気持ちを考えてメールの細部までこだわってしまうわけですね。

浅木さん

なのでメールに限らず、同僚やクライアント様と関わるときは、基本的に相手に気を遣っていますね。

働き始めは覚えることが多い

ばち

あとは先ほど、業務内容が多岐に渡る、というお話でしたが、たとえばどんな業務があるのでしょうか?

浅木さん

会社の規模にもよりますが、書類作成やファイリング、伝票の整理、郵送物の仕分けに加えて来客対応や電話対応など、細かい作業が沢山あります
その一つひとつは単純なものであっても、慣れるまではマニュアルが手放せません。

ばち

1日の中で沢山の業務をこなすとなると、一度に複数の業務を抱えることもありそうですね…。

浅木さん

そうですね。
特に働きはじめの頃は、一気に沢山のタスクが降りてくると頭がパンクしそうになっていましたね…。

複数の作業を同時にこなすことを「マルチタスク」といいます。

脳科学者もマルチタスクは不可能だと結論を出しており、脳の構造上そもそもマルチタスクはできないのですが、内向型は余計に苦手。

一つひとつの情報を処理するのに時間がかかるため、マルチタスクは消耗する原因の一つです。

生産性を求められて焦る

浅木さん

データ入力などの単純作業については、処理速度を求められます。
私の会社では目標値が設定されていて、評価項目の一つでもあります。

ばち

処理速度が評価項目になるんですね…。
無理に上げようとしてしまいそうです。

浅木さん

そうですね、処理件数が多い日は焦ってしまってミスに繋がることもありました。

ばち

内向型は時間のプレッシャーに弱いので、生産性を求められるとどんどん疲れていってしまいますね。

以上、浅木さんに一般事務の向いていない業務について伺いました。

  • 電話対応が辛い
  • 相手の気持ちを考えすぎてしまう
  • 働き始めは覚えることが多い
  • 生産性を求められて焦る

ここで紹介した業務内容に、あなたは耐えられるでしょうか?
もしやっていけそうだと思えたのなら、一般事務として働くのもいい選択肢になるでしょう。

「ちょっと辛そうだな」と思ったあなた。
次は一般事務の向いている業務について伺ったので、ブラウザバックする前に次の項目に目を通してみてくださいね。

逆に、内向型に向いている一般事務の業務は?

逆に、内向型に向いている一般事務の業務は?

浅木さんに伺った、内向型に向いている一般事務の業務は下記のとおり。

  • メール対応
  • データ入力やダブルチェック作業
  • 議事録の作成

どんなところが向いているのかについても伺ったので、一つずつくわしく見ていきましょう。

メール対応

浅木さん

先ほど向いていない業務の項目で、メール対応をあげましたが、メール対応自体は向いていると思います。

ばち

電話対応と違って、自分のペースで返信ができるのが良いんですよね。
僕もメール対応はすごく好きでした!

浅木さん

そうなんですよね。
電話はその場ですぐに答えなければいけませんが、メールなら焦ることはありません。
相手の気持をくみ取り、じっくりと考えてから返信ができるのは向いているところの一つだと思います。

ばち

共感力を活かすことで、良好な人間関係にも役立ちますね。

データ入力やダブルチェック作業

浅木さん

処理スピードが評価項目の一つとなっているため、焦ることもありますが、データ入力も向いていると思います。

ばち

僕も前職でデータ入力していましたが、自分のペースで黙々と行えますよね。
残業中の電話が鳴らない環境だと、なお集中できて楽しかったです。笑

浅木さん

あとは入力ミスや漏れがないように、慎重に行う必要がある業務です。
ダブルチェックも同様に、ミスがないか見逃さないための注意力が求められます。

ばち

細かいところによく気が付き、慎重で丁寧な作業ができる内向型に向いている業務ですね。

議事録の作成

浅木さん

議事録の作成も好きな業務の一つでした。
情報を整理してまとめる作業は、内向型に向いていると思います。

ばち

情報を処理するのには時間がかかりますが、一つひとつ丁寧に整理する業務は、たしかに向いているかもしれませんね!

浅木さん

会議中に積極的に発言することが苦手なら、書記の役割を引き受けるのもいいと思います。
聞き役に徹することで冷静に全体を俯瞰できるようになりますし、そうすることでチームメンバーの役に立つことができるからです。

ばち

僕も現職で議事録を作成することもありますが、情報を取捨選択したり、どうすれば要点をうまく伝えられるか考えたりする時間は意外と充実しているかもしれません。

内向型には、仕事に活かせる強みをいくつか持っています。下記に一般事務のお仕事に活かせる強み、活かせない強みをまとめました。

  • 活かせる強み…共感力、慎重さ、正確性
  • 活かせない強み…発想力、専門性
  • 時と場合による強み…集中力

集中力は頻繁に電話が鳴り、同僚からの問い合わせが多い環境であれば、活かすことは出来ません。
一方、空いている会議室を使えたり問い合わせが少なかったり、一人で黙々と作業できる会社なら存分に活かすことができるでしょう。

一般事務はきつそう…。それでも転職したいあなたへ

一般事務はきつそう…。それでも転職したいあなたへ
ばち

最後に、一般事務に転職したいと思った方へ向けて、転職するための準備や学んでおくべきスキルなどをお聞かせください!

浅木さん

一般事務はパソコンを使うお仕事なので、エクセルの操作やブラインドタッチなどの基本的なPC操作を身に着けておくと、業務を覚えることに集中できますね。
会社独自のツールを使用したり、しっかりとしたマニュアルが用意されていたりすることが多いため、特別なスキルは必要ありません!

ばち

ブラインドタッチは僕もすごくおすすめですね。
習得してからは、文字の入力スピードが明らかに変わりました!
他に何か知っておくべきことはありますか?

浅木さん

これまでお話してきたとおり、一般事務は業務内容が幅広いお仕事です。
「電話が苦手だから事務作業だけをやりたい」という方であれば、転職する前にあらかじめ電話対の有無をリサーチしておきましょう。
自分に合った会社を見つけることができれば、入社後も働きやすいと思います!

ばち

入社したあとに電話対応が多いことを知ると、ギャップで苦しんでしまいそうですもんね。

浅木さん

一般事務は、時にチームで協力しなければならないため、必ずしも自分のペースで働ける職種ではありません
ただ細かく丁寧な作業が苦にならない人には、向いているお仕事だと思います!
個人的には電話対応の割合がどのくらいなのかを事前に把握し、苦手な業務がない職場を選ぶことが重要だと思います。

ばち

勉強になりました。
ありがとうございました!

今回お話を伺った浅木さんは、Twitterにて発信活動をされています。
現在は副業Webライターとして月5万円を達成することを目標に、努力の過程を発信されています。

目標に向けて努力を続けている方は、浅木さんに良い刺激をもらえますので、ぜひのぞいてみてくださいね。
個人的には、内向型HSPの感じたことを記されているnoteもおすすめです!

一般事務になりたい人は、職場の環境をリサーチしよう

この記事では浅木さんからお話を伺い、内向型は一般事務に向いているのかを解説してきました。

結論、向いている業務向いていない業務のどちらもあるため、一概には言えないと。
そのため転職する際には、何が自分にとって嫌な業務なのかを見極め、苦手を避けられる環境を探すことが最も重要です。

電話が苦手なら、面接の際に1日の業務スケジュールを聞いてみたり、職場を見学させてもらったりなど、徹底的な事前リサーチがオススメ。
とはいえ一人で情報収集する自信がない方は、転職エージェントを利用するのもいい選択肢になります。

エージェントとの相性が重要なので、基本的に複数のエージェントに申し込むと良いでしょう。
どれが良いかわからない方は、とりあえず業界大手のリクルートエージェントに登録してみてくださいね。

ばち

僕も転職する際に利用しましたが、様々な求人を紹介してもらえましたよ!

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